Para lograr la plena efectividad de un sistema de Compliance, o cumplimiento normativo, es imprescindible que el mismo se encuentre perfectamente incardinado en la estructura organizativa y productiva de la empresa.

Esta integración, además, debe estar contemplada ya en el diseño del Sistema y comenzar a operar desde la fase inicial de implantación del mismo. De modo contrario, el sistema podría ser recibido por la organización como algo extraño, incluso hostil. Haciendo un símil sanitario podríamos equiparar el fenómeno al rechazo que experimenta el cuerpo humano respecto a un órgano trasplantado.

En este sentido se debe siempre atender a la realidad de cada organización. Será necesario conocer, y aún más importante entender, su estructura, procesos, modo de toma de decisiones, sector en el que opera y actividad que realiza, entre otros factores, para poder desarrollar un sistema de cumplimiento hecho a medida que reduzca exponencialmente la probabilidad de “rechazo” e inoperancia.  

Es muy relevante, también, atender en la misma línea a aspectos menos palpables a la hora de elaborar el modelo que encaje a la perfección en la organización objeto de implantación. Estos elementos serían los que constituirían el ´espíritu´ de cada entidad, su idiosincrasia. Estarían aquí incluidos, por ejemplo, los valores y principios que constituyen su razón de ser y de hacer, la predisposición hacia el cumplimiento, el autoconocimiento, etc.

No tendría sentido que la organización implantara un sistema de cumplimiento que poco o nada tuviera que ver son su realidad y con sus fines y propósitos. No obstante, lamentablemente (y cada vez más), se ven en el mercado ´productos´, elaborados en serie como si de bienes de consumo se tratara, que podríamos denominar “Sistemas de Compliance enlatados” y que son consecuencia de un intento abrupto de comercializar servicios aprovechando una materia de relativa actualidad y que lo que provoca no es, por desgracia, más que pervertir el sector y confundir a las empresas, lo que las lleva a desperdiciar oportunidades reales de diferenciación y fortalecimiento de su posición en el mercado.

No tendría sentido, decíamos implantar un sistema de cumplimiento ajeno a la organización, y no lo tendría por varios motivos:

  • Supondría estrictamente un gasto (no una inversión) para la organización que habría adquirido, en su caso, un “montón de papeles” que poca o ninguna importancia iban a reportar respecto a la gestión y menor aún para la efectiva prevención de riesgos corporativos de toda índole, no solamente los penales.
  • Si bien por su diseño podría tratarse de un sistema válidamente aceptado, si recogiese los requisitos normativos exigidos, nunca lograría niveles aceptables de implantación, por no hablar de su efectividad.
  • Tal disposición de recursos equivaldría no obstante en la práctica, a no haber realizado ningún acto para alcanzar un sistema eficaz de cumplimiento, lo que colocaría a la organización en una especial situación de vulnerabilidad pues es más peligrosa la falsa sensación de control que el estado de alerta que provoca el estar convencido de existen lagunas que atender.

Por otra parte, la integración plena de Compliance en el sistema organizativo no es la que se limita a conseguir que la empresa pueda acogerse a las eximentes y atenuantes recogidas en el Código Penal, que es la parte más sencilla, sino que es necesario que se prevean y resuelvan todas las situaciones de conflicto o riesgo normativo, no solamente penal, sino especialmente administrativo.

Todo ello, gracias a la profunda revisión de procesos que requiere, va a posibilitar además alcanzar otra serie de ventajas estratégicas para la organización, entre las que se pueden destacar:

  • El conocimiento profundo de la empresa permite adelantarse a la potencial materialización de riesgos penales (jurídicamente los más graves) implantando medidas de control en estadios previos, que implican la prevención respecto a la comisión de incumplimiento de menor gravedad, y que van a otorgar a la entidad desarrollar su actividad en un aura mayor de protección.
  • Consecuencia de una revisión detallada de todos los procesos y áreas de actividad de la empresa se van a detectar, además de riesgos corporativos (penales o no), las ineficiencias, lagunas y/o duplicidades que pudieran existir.
  • La revisión y, en su caso, reestructuración de los procesos y procedimientos de la empresa va a implicar mejoras estratégicas que van a redundar en el rendimiento de la empresa y, por ende, en la mejora de sus resultados.
  • Por último, es preciso destacar que un sistema integrado y asentado de cumplimiento conlleva el establecimiento de pautas claras de actuación, tanto a nivel de cada individuo, como a nivel corporativo en general, que van a propiciar una mejora notable respecto a los procesos de toma de decisiones pues proporciona unos pilares firmes en los que apoyarse.
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